Az alábbi cikk bemutatja hogyan hozzunk létre egy olyan dokumentumot a portálunkon, amely mindig friss adatokat tartalmaz amikor megnyitjuk. Az adatokat a BW rendszerünk fogja szolgáltatni, és Excel formátumban tárolja le azt a megadott portál mappában. A folyamat során Enterprise Portal 7-est és SAP Netweaver 7.0-ás BI rendszerert fogunk használni.

Előkövetelmények

Az alább bemutatott esetnek vannak előfeltételei. Különböző komponenseknek már konfigurálva kell lenniük rendszerünkön, hogy működjön példánk. Ezek az alábbiak:

• Precalculation szervernek installálva kell lennie, és be kell konfigurálni azt BW rendszerünkhöz. A Precalculation szerver installálásához és konfigurálásához információt az alábbi oldalon találhat:
  http://www.sdn.sap.com/irj/scn/weblogs?blog=/pub/wlg/15642
• A BW rendszerünknek tartalmaznia kell a lekérdezést (Query-t), amely az adatokat fogja szolgáltatni a dokumentumunkhoz. A lekérdezés elkészítése nem része ennek a cikknek. A standard rendszerek tartalmaznak példa lekérdezéseket, és magunk is könnyedén készítehtünk újabbakat a Query Designer segítségével. Erről bővebb informácót pl. az alábbi oldalon találhatunk:
  http://help.sap.com/saphelp_nw70ehp1/helpdata/en/9d/76563cc368b60fe10000000a114084/frameset.htm
• A portálnak taralmaznia kell a KM és a Collaboration komponenseket. Ennek beállításáról az alábbi oldalon találhat információt:
  http://help.sap.com/saphelp_nw2004s/helpdata/EN/45/fe8e3066bc3482e10000000a1553f6/frameset.htm
• A dokumentum végfelhasználói számára javallott SAP Business Explorer telepítése. A dokumentum ennek hiányában is megnyitható de a tartalomban található navigációs elemek csak ennek megléte esetén működnek helyesen. A dokumentum létrehozójának a SAP GUI és BI Frontend komponensek szükségesek.

A munkafüzet (workbook) létrehozása

A munkafüzet létrehozásához a BEx Analyzert fogjuk használni.

1. Indítsuk el az Analyzert, amely megnyitja a gépünkön taláható Excelt.
2. A bővítmények ( Add-ins ) fül alatt találjuk az Analyzert. Válasszuk a BEx Analyzer -> Query megnyitása funkciót.



3. A rendszer ekkor felkínálja a SAP GUI-ba felvett rendszereket. Válasszuk ki BW rendszerünket és adjuk meg bejelentkezési adatainkat.
4. Válasszunk ki egy query-t a rendelkezésre állók közül.
   



5. Amennyiben a query tartalmaz variánst (Query Variant), megadhatunk adatokat annak paramétereihez, ezeket futási időben figyelembe fogja venni a rendszer.
6. A BEx Analyzer menü segítségével mentsük el a Dokumentumot mint munkafüzetet. Fontos, hogy ne az Excel beépített mentési módját használjuk.

Ezzel a munkafüzet készen áll arra, hogy felhasználjuk Broadcasting során.

A Broadcasting Setting létrehozása a munkafüzethez.

Jelentkezzünk be a portálba egy olyan felhasználóval amelyik rendelkezik az alábbi portal szereppel (portal role):

pcd:portal_content/com.sap.pct/platform_add_ons/com.sap.ip.bi/Roles/com.sap.ip.bi.business_explorer_showcase/.

Ha nincs ilyen felhasználó, a portal adminisztrátor tud létrehozni ilyet számunkra.

1. Indítsuk el a Broadcastert. Portal menü: Business Explorer > BEx Broadcaster. Ekkor a rendszer megnyitja a portálhoz kapcsolt BW rendszert. Ha Single Sign On aktiválva van rendszereink között automatikusan a BW-ben találjuk magunkat, amennyiben nincs, meg kell adni bejelentkezési adatainkat a BW rendszerhez.
2. Nyissuk meg a munkafüzetet amelyet az előbb létrehoztunk.
   
   



3. Hozzunk létre egy új setting-et manuálisan. / A varázslót is használhatjuk, mely valamelyest egyszerűbb, de esetünkben ki szeretnénk azt is választani, hogy mely Precalculation szerveren fusson a munkafüzet létrehozása, ehhez kézi konfigurálás szükséges. /
4. Az új setting létrehozása opció megnyomása után, a felugró ablakon válasszuk a portálba történő broadcast opciót. Majd adjuk meg a létrehozni kívánt Dokumentum technikai nevét.
5. Adjuk meg a jogosult felhasználót (Authorization User). Ez a felhasználó lesz az, akinek a neve alatt a munkafüzet periodikusan létrejön és elhelyezésre kerül a portálban. Ennek megfelelően a felhasználónak szükséges jogosultság a KM-be történő dokumentum elhelyezéshez. Ezen felhasználó tulajdonságain múlik például a dátum formátum, vagy a számok megjelenítése.
   Adjuk meg a nyelvet a dokumentum létrehozásához. /Fontos, hogy ez a nyelv az online futtatást nem befolyásolja, csak a háttérben történő generálásnál kerül kiértékelésre!/
   



6. Válasszuk a  Dokumentum exportálása másik mappába opciót (Export Document to Other Folder) és adjuk meg mely portál mappába szeretnénk a dokumentumot elhelyezni.
   



7. Adjuk meg a dokumentum tulajdonságait, amely alapján a portálban könnyebben megtalálható lesz  munkafüzetünk– szövegek fül (Text). /Dokumentum neve, rövid leírása/
8. Válasszuk ki mely Precalculation szervert szeretnénk használni a dokumentum előállításához. Választhatjuk az automatikus megállapítást, de magunk is kijelölehtünk egyet a rendelkezésre álló szerverek közül.
   
   



9. Válasszuk az ütemezés (Schedule) gombot. A rendszer kérni fogja,  hogy mentsük a változtatásokat. Tegyük ezt.
   Ezután töltsük ki, milyen gyakran és mikor szeretnénk frissíteni a dokumentumot.
   



10. Mentsük el a beállításunkat.
    Ha most online lefuttatjuk a settinget amit létrehoztunk, a dokumentum azonnal láthatóvá válik a kiválasztott portál mappában. A dokumentum nyelve ekkor nem az előbbiek során beállított, hanem az aktuális bejelentkezés nyelve lesz.

Eredmény

A BW rendszerünkben SM37-ben láthatjuk a háttér job-ot ami a munkafüzetünket periodikusan előállítja majd.  A portál kiválasztott mappájában pedig megtalájuk a kívánt dokumentumot.