A görög mitológiában szerepel egy nimfa, aki szerelmes lett a saját tükörképébe; majd a beteljesületlen szerelembe belehalt. Hogy ne essünk Nárcisszusz hibájába, ne nézegessük magunkat az ártükörben, hanem könnyítsük meg vele SAP-os életünket! Ígérem, ma nem fogtok unatkozni! Lesz itt virágkarnevál, holland repülőút, megvesztegetés és jó kis magyarosch lehúzás!

A görög mitológiában szerepel egy nimfa, aki beleszeretett a saját tükörképébe; majd a beteljesületlen szerelembe belehalt. Hogy ne essünk Nárcisszusz hibájába, ne nézegessük magunkat az ártükörben, hanem könnyítsük meg vele SAP-os életünket!

Tegyük fel, hogy a debreceni virágkarneválon virág-kocsit indítunk, amihez 1000 db nárciszt kell beszereznünk. Beszerzési forrásként szóba került a Balmazújvárosi Állami Virágkertészet; a holland Flower-Power Co.; és a szerb Crni Cvjeti.

Szeretnénk jó üzletet csinálni, jól meg kell fontolnunk mindent, sok tényező befolyásolhatja az összeget, amit majd ki kell adnunk:

• Balmazújváros közel van, szép a virágjuk, viszont mindenki a karneválra készül. Lehet, hogy felverik az árat?
• Hollandia virágpiaca olyan nagy, hogy nem érzékelik a virágkarnevál hatását. Viszont tetemes a szállítási költség... Az is lehet, hogy repülőn kell szállítani az árut, el ne hervadjon?
• Szerbia közelebb van, reptetni se kell az árut, viszont az EU-n kívül esik. Számolhatunk vámokkal.

Hogyan kezdjünk a munkának?
Először is, küldjünk mindhárom potenciális beszállítónak Árajánlatkérést!

A folyamat lépései:

1. Egyszeri beszállító(k) létrehozása
2. Ajánlatkérési dokumentáció
3. Ajánlatkérés elküldése a beszállítóknak
4. Beérkezett ajánlatok rögzítése
5. Árak összehasonlítása, a legjobb beszállító kiválasztása
6. Nem nyertes beszállítók értesítése
7. PO megküldése a nyertesnek, az ajánlatkérési dokumentáció felhasználásával

1. Egyszeri beszállító létrehozása

A balmazújvárosi kertészettel már volt üzleti kapcsolatunk, szerepel az adatbázisunkban (szállítótörzs). A Flower Power és a Crni Cvjeti nem.
Az egyszeri beszállító nem úgy egyszeri, mint az anekdoták egyszeri embere - az átlagos, a lúzer, a tapasztalatlan! Hanem az a jövőbeni potenciális beszállítónk, akit még nem hoztunk létre a rendszerben, nem szerepel a szállítótörzsben.
Viszont árajánlatot már kérnénk tőle! Ezért valamilyen módon rögzítenünk kell az ő létezését. Erre találták ki az Egyszeri-szállító számlacsoportot. (Rémlik valami a számlacsoportról? Nem? Olvasd el a Törzsadatok és adatbázistáblák a beszerzésben - szállítótörzs című cikket, ami 2008. április 11-én lett publikálva.) A 'rendes' és az egyszeri beszállító között az a különbség, hogy ennek nem töltjük fel az összes adatát, hogy ne végezzünk felesleges adminisztrációt. Ha rendszeres beszállítónk lesz, akkor felvesszük a 'rendes' szállítótörzsbe.
XK01-es tranzakcióval létrehozunk a holland és a szerb lehetséges beszállítókat. Fontos, hogy még a kezdőképernyőn olyan számlacsoportot válasszunk, ami az Egyszeri beszállítók gyűjtője:

Egyelőre csak a szállító nevét és a címét rögzítjük, a banki adatokkal, adószámokkal, szállítási feltételekkel, fizetési módokkal nem foglalkozunk:

2. Ajánlatkérési dokumentáció létrehozása

Elérési útvonala:
Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Ajánlatkérés/ajánlat -> Ajánlatkérés -> Létrehozás vagy tranzakció: ME41
A kezdőképernyőn kitöltjük az alapadatokat:

• ajánlatkérés fajtája: AN vagy AB - kötelezően kitöltendő mező
• nyelvi kulcs: nem kötelező
• ajánlatkérés dátuma: mai nap, vagy az a nap, mikor ki fogjuk küldeni a megkeresést
• ajánlat határideje: amikorra a beszállítók küldjék el az árajánlatukat
• ajánlatkérés: ha a SAP-unk úgy van beállítva, hogy az Ajánlatkérés számozása külső kiosztású, itt megadhatunk egy számot. Ha azonban belső kiosztású, akkor ne írjunk be semmit, a rendszer fog adni sorszámot. A külső-belső számkiosztás a customizingban állítható be. Nem kell megijedni, ha valaki nem ismeri, hogy mi van beállítva az ő rendszerében! Mindenről kapunk hibaüzenetet, addig próbálgassuk, amíg tovább nem tudunk lépni!
• beszerzési szervezet és besz.csoport: kötelező mezők
• szállítás dátuma: bár nem kötelező mező, azért hasznos megadni, mert ha több tételre is kérnénk árajánlatot (pl.: a nárciszon kívül rózsára is), akkor a szállítási dátum minden tételhez bemásolódik, és nem kell tételenként megadni
• gyár, raktárhely, anyagcsoport, szükségletszám: nem kötelező mezők; de ha itt, a kezdőképernyőn megadjuk őket, akkor minden tételre érvényes lesz, és az ebből az ajánlatból készített PO-ban már nem tudjuk módosítani!

Látható, hogy egyéb hasznos adatokat is megadhatunk itt. Például a Célérték mezőben meghatározhatjuk azt az összeget, amit rá tudunk szánni erre a beszerzésre. A Pályázati határidőnél azt a dátumot, amíg a szállítónak vissza kell jeleznie, hogy érdekli-e az üzlet.
Enter után a Tételáttekintés nézetre érkezünk. Itt határozzuk meg miből, és mennyit akarunk rendelni (opcionálisan azt is, hogy hova).

Az első tételhez beírtam Z_NARCIS anyagnevet; mivel ez már szerepelt a rendszerben, a megnevezés, a mennyiségi egység és az anyagcsoport automatikusan másolódott az anyagtörzsből.
A második tétel 2.000 db rózsa. Ennek még nincs anyagtörzse, ezért az anyagcsoportot nekem kellett megadni.
A szállítási dátumot a rendszer kitöltötte magától, a kezdőképernyőn megadott dátumot vette. Az is látszik, hogy minden tételhez beírta, még a 3. tételhez is.

Most adjuk meg, hogy mely szállítókat akarjuk versenyeztetni!
A felső menüsorban a Fej/Szállító címe pont alatt tudjuk ezt megtenni:
Adjuk meg a szerb szállító kódját. Ha szerepel a szállítótörzsben, akkor a rendszer behívja a címét; ha egyszeri beszállítóról van szó, akkor meg kell adnunk a címet.

Ezután a rendszer még ellenőrzi a szóba jöhető nyelveket - lehet, hogy feljön egy ablak, amiben eldönthetjük, mely nyelven akarjuk létrehozni a dokumentumot. Választhatunk az utolsó ajánlatkérés nyelve, a beszállító kommunikációs nyelve, a rendszer nyelve között, vagy tetszés szerint definiálhatunk egy teljesen különbözőt.

Mentsük el, jegyezzük meg az Ajánlatkérés számát - ez lesz a Crni Cvjeti számára kiküldendő Ajánlatkérés.
Készítsünk el még két Ajánlatkérést; egyet a Flower Power-nek, egyet a Balmazújvárosi Állami Virágkertészetnek. Arra azonban figyeljünk, hogy mindig a NARCIS2009 kódot írjuk be a Versenytárgyalás száma mezőbe, mert ez az egyetlen összekötő kapocs a három dokumentum között!

3. Értesítsük a beszállítókat!

Az ME9A tranzakcióval nyomtassuk ki mindhárom Ajánlatkérést és küldjük ki a potenciális partnereknek!
A nyomtatvány fejléce így néz ki:

Itt válik fontossá, hogy melyik nyelvet adtuk meg az előző lépésben. A Flower Power-nek mégse küldhetünk magyar nyelvű megrendelést!

4. Ajánlatok rögzítése

Elérkezett az ajánlatadás határideje, megjött a válasz Balmazújvárosból, Szerbiából és Hollandiából. Vigyük be a rendszerbe a kapott árakat!
Egy másik tranzakciót kell használnunk; nem az Ajánlatkérésre, hanem az Ajánlatra kell kattintani!
Logisztika -> Anyaggazdálkodás -> Beszerzés -> Ajánlatkérés/ajánlat -> Ajánlat -> Karbantartás vagy tranzakció: ME47

A három ajánlatot egyenként rögzítjük a három Ajánlatkéréshez. A dokumentumszám megadása után a Tételáttekintés nézeten vagyunk, itt az alsó ikonsorban válasszuk ki a Tételkondíciók gombot és vigyük be a Crni Cvjeti árait. Ezt válaszolták:
„A nárcisz listaára 80 eurocent/db, viszont ilyen nagy tétel esetén 1% kedvezményt adunk. A fuvardíj a megrendelés 4%, a vám 6%. Tapasztalatból tudjuk, hogy gyorsabban megy a határmenti ügyintézés, ha 50 euró 'belekeveredik' az okmányok közé..." Nos, hogy vigyük ezt fel a SAP-ba? Hát így:

A SAP ki is számította a végső, effektív árat: 92 cent/darab.

Flower Power egy nyugat európai cég, kicsit drágábban szállít, 1,1 euró a virág darabja. Mivel az egész világnak szállít, neki 1000 db nem tétel, így csak 0,5% engedményt az. Repülővel kell szállítani a vágott virágot: 40 eurót kér a légifuvarozó a ki-bepakolásért plusz a szállítmány méretétől függ a változó ár, ami egy darab virágra vetítve 20 eurócent.

Balmazújváros is elküldte levelét... Itt találjuk szembe magunkat egy jó kis magyaros lehúzással... Mivel rengeteg megrendelésük van a virágkarnevál környékén, ezért a 350 forintos listaárra rájön 7% 'csúcsszezoni pótlék'! Ez a mi esetünkben 24.500 ft pluszt jelent! Az effektív ár 375 Ft/db lett.

5. Árak összehasonlítása - ÁRTÜKÖR

És most végre kiderül, mi is az az ártükör; és meglátjuk-e benne magunkat!
Használjuk a ME49-es tranzakciót:

Írjuk be a Versenytárgyalás számát: NARCIS2009 - így tudja a rendszer, hogy mely Ajánlatkérési dokumentumokat kell összehasonlítania. A piros négyzettel kiemelt opciókkal választhatjuk ki, hogy milyen árakat és költségeket kell számításba venni. A SAP számításai:

• Két ajánlat EUR-ban érkezett, egy HUF-ban. A rendszer átváltotta mindet EUR-ra, hogy össze lehessen hasonlítani őket.
• A három ajánlatból (az effektív árból) középértéket számított - KÖZÉP nevű oszlop - 1,26 euro. Majd kiszámolta, hogy ennek az átlagértéknek hány százaléka az ajánlott ár: 73%, 106%, 121% - ezt a Rang sorban látható. A kékkel és zölddel kiemelt számok a rangsort mutatják - melyik a legjobb ár.

Nyert a 9-es számú ajánlattevő (szállító) - a Crni Cvjeti!

6. Visszautasítólevél a nem nyerteseknek

Az ME9A tranzakcióval megjeleníthetjük és kinyomtathatjuk azt a levelet, amivel a Flower Powert és a lehúzós magyar céget értesítjük, hogy nem ők nyertek. Az SE71-es tranzakciónál beállíthatjuk a visszautasítólevél szövegét.

7. Az Ajánlatkérési dokumentáció későbbi felhasználása

Az ajánlatkérés során berögzített információk nem vesznek el, később is fel tudjuk őket használni:

• az ajánlatban szereplő árakkal frissíthetjük az infórekord árait
• az ajánlatból rögtön el is készíthetjük a megrendelést (SAP Enjoy művelettel); így az összes adat automatikusan átmásolódik a PO-ba

Küldjük el a PO-t (megrendelést) a Crni Cvjeti-nek!

Az ártükörben nem pillantottuk meg magunkat. A beszállítóinkat annál inkább. Használjuk ezt az alkalmazást árak összehasonlítására! Bonyolultabb árképzésű termékek (mennyiségfüggő árak, komplex szállítási módok és költségek stb.) rendelésekor nagyon hasznos!

A következő Tudásmorzsákban megnézzük, hogyan lehet élvezni a SAP-ot! Természetesen a SAPEnjoy speciális műveletekkel!